Le fonds est réparti entre 5 sous-fonds. Un premier sous-fonds contient divers historiques de l'entreprise ainsi que des documents produits par la direction générale, soit essentiellement des procès-verbaux d'assemblées générales du Conseil d'administration et des procès-verbaux d'assemblées générales des actionnaires. Un deuxième sous-fonds rassemble les pièces comptables. Nous retrouvons d'une part, des journaux de comptes et divers rapports relatifs à la comptabilité de l'entreprise et d'autre part, divers registres contenant des informations au sujet des commandes, des livraisons et des facturations émises par l'entreprise. Un troisième sous-fonds rend compte des activités commerciales de Maillefer SA. Ce dernier a été décomposé en deux sections principales. Une première regroupe des documents "à usage interne de l'entreprise". Pour l'essentiel il s'agit de rapports, en général confidentiels, sur les activités des départements s'occupant de la vente des produits. Figure également des catalogues internes et des listes des prix, des concurrents et des clients. Une seconde section réunit d'une part des documents à usage publicitaire : essentiellement des catalogues et brochures présentant des gammes de produits. D'autre part, nous retrouvons des éléments rendant compte des pratiques et des stratégies promotionnelles des produits de l'entreprise : foires, expositions, séminaires auxquels l'entreprise a participé (ou même initié) et diapositives destinées à séduire des acheteurs potentiels. Un quatrième sous-fonds s'intéresse d'avantage à la dimension technique des activités de l'entreprise. Ce dernier se compose notamment d'études réalisées par l'entreprise sur ses machines et sur des matériaux. Une partie importante de ce sous-fonds est occupée par "la bibliothèque Maillefer" dans laquelle l'on retrouve notamment des études et des ouvrages réalisés par Charles-Edmond Maillefer. Un cinquième et dernier sous-fonds offre un point de vue sur le personnel et les activités sociales de l'entreprise. Premièrement, celui-ci se compose de listes et de photographies du personnel lors d'événements organisés par l'entreprise. Deuxièmement, de règlements encadrant les activités et les divers fonds d'aides mis à la disposition du personnel. De cette grande diversité d'éléments qui composent le fonds Maillefer, il est possible de mettre en relief quelques ensembles (en raison de leur intérêt ou de leur originalité), au même titre que quelques ensembles manquants ou supposés comme tel. Ce fonds contient des pièces atypiques. Il s'agit de caisses en bois volumineuses contenant des diapositives sur support de verre datant du début du vingtième siècle. Ces images de machines rendent compte plus généralement d'une stratégie commerciale adoptée semble- t-il dès les débuts de l'entreprise : la promotion des produits par l'image. L'on peut également souligner l'importance matérielle du sous-fonds "Fonction commerciale" notamment en comparaison au sous-fonds "Fonction technique". D'une part, le volume de ce sous-fonds trouve une explication dans la promotion d'envergure internationale des produits : chaque prospectus se décline au minimum en trois langues. D'autre part, étant donné que l'entreprise a été rachetée par Nokia en 1987, il est probable que les "diverses recettes techniques" (notamment la trentaine de brevets) élaborées par Maillefer soient toujours en possession de la firme finlandaise. Concernant les documents méritant peut-être une attention particulière, mentionnons : les rapports du contrôleur de gestion (PP 837/43); l'impôt fédéral sur les bénéfices de guerre (PP 837/52); les listes des concurrents et des clients (PP 837/60); les rapports d'activité du service marketing (PP 837/63); "Créer pour survivre" (PP 837/113). Pour les documents manquants, des lacunes peuvent être soulignées dans les procès-verbaux du Conseil d'administration (PP 837/25); dans les procès-verbaux de l'Assemblée générale des Actionnaires (PP 837/26); dans les rapports annuels du Conseil d'administration (PP 837/30); dans les journaux comptables (PP 837/34-35). Et de manière plus générale, ce fonds contient très peu d'informations au sujet de "l'ère Nokia".
